Declaración de Privacidad

Resumen ejecutivo

Esta declaración de privacidad explica cómo Cavok recopila, utiliza y protege los datos personales en sus sistemas. Valoramos su privacidad y la de sus usuarios y adoptamos medidas rigurosas para garantizar la seguridad de la información. Nuestro compromiso es con la transparencia y el respeto de sus derechos, siempre de conformidad con la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD).

CAVOK PRIME LTDA, persona jurídica de derecho privado, inscrita en el registro empresarial brasileño CNPJ/ME con el n.º 47.439.798/0001-36, con sede en Rua Taquari, n.º 183, Local 52, barrio Alphaville Graciosa, Pinhais/PR, código postal 83327-070, denominada CAVOK, ofrece servicios destinados a la gestión integral de las más diversas áreas de la aviación y del sector náutico mediante sistemas web y sus aplicaciones accesorias o complementarias, propias o de terceros, ofrecidos de forma gratuita o remunerada, cuyo derecho de uso se concede al cliente según lo definido en una propuesta o en condiciones de uso específicas, cuando corresponda.

Esta Declaración de Privacidad para Sistemas Cavok se aplica a todo el software Cavok y se ha desarrollado para aclarar cómo y con qué finalidades Cavok trata datos, incluidos los relacionados con personas físicas identificadas o identificables mediante sus sistemas. Este documento también especifica cómo Cavok trata los datos de personas jurídicas relacionados con los sistemas Cavok, salvo que las condiciones de cada sistema establezcan expresamente algo distinto.

Las expresiones «Cavok», «nosotros», «nuestro» y «con nosotros» se refieren a Cavok, tal como se ha definido anteriormente.

1. Relación y responsabilidades entre nosotros y el cliente

Nuestros Sistemas son herramientas que usted, nuestro Cliente, utiliza para gestionar sus operaciones, lo que puede incluir el tratamiento de datos personales. Comprenda cómo se reparten las responsabilidades conforme a la LGPD:

• Su papel como responsable del tratamiento de datos personales: Cuando usted, el cliente, utiliza nuestros sistemas para introducir y gestionar datos de sus usuarios, empleados, proveedores o prestadores de servicios, es el responsable del tratamiento de datos personales. Esto significa que decide qué datos se tratarán, para qué finalidad, cómo se utilizarán y cómo se concederán los permisos para acceder a ellos dentro de los sistemas.
• Sus principales responsabilidades incluyen:
  • Garantizar que el tratamiento de estos datos personales tenga una base legal válida y se ajuste a la LGPD.
  • Obtener de los titulares las autorizaciones y los consentimientos necesarios, cuando corresponda.
  • Ser transparente con sus propios usuarios sobre cómo se tratan sus datos y cómo se comparten con nosotros.
  • Definir y gestionar los accesos de sus propios usuarios dentro del sistema, estableciendo los privilegios correctos y protegiendo sus datos sensibles. Una configuración inadecuada de los accesos por parte del cliente puede comprometer la seguridad de la información bajo su responsabilidad.
• El papel de Cavok como encargada del tratamiento de datos personales: Cuando usted, el cliente, nos contrata, designa a Cavok como encargada del tratamiento. Esto significa que tratamos los datos que introduce en el sistema en su nombre y siguiendo sus instrucciones, conforme al contrato de prestación de servicios. Nuestro papel es proporcionar la tecnología y el entorno seguro para que gestione sus datos, sin que Cavok acceda a su contenido ni lo utilice para finalidades propias distintas de la operación, el soporte, el mantenimiento y la seguridad del Sistema.
• Cavok como responsable del tratamiento en casos específicos: Cavok también actúa como responsable del tratamiento de datos personales respecto de la información que recopilamos para nuestras propias finalidades legítimas, como:
  • Datos de registro y contacto de los representantes de nuestros clientes, para la gestión de contratos, la facturación y la comunicación directa con nosotros.
  • Datos de nuestros propios empleados para la gestión de recursos humanos,
  • Datos de navegación en nuestros sitios web para mejorar nuestros servicios.

2. Datos personales tratados y finalidades

Cavok trata datos personales que recopilamos de diversas formas, siempre con una finalidad clara y una base legal conforme a la LGPD.

• Datos de registro de los representantes de clientes:
  • Ejemplos: Nombre Completo, Cargo, Teléfono, Correo electrónico, Dirección, número de identificación fiscal brasileño de personas físicas (CPF).
  • Por qué los tratamos: Para formalizar el contrato de prestación de servicios, crear su primer acceso a nuestros sistemas, garantizar la seguridad, prevenir fraudes, mejorar nuestros servicios y cumplir obligaciones legales.
  • Base legal: Cumplir el contrato que tenemos con el cliente, el interés legítimo en gestionar nuestra relación comercial o cumplir una exigencia legal.
• Datos de contacto de los representantes de clientes:
  • Ejemplos: Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Contenido de los mensajes intercambiados.
  • Por qué los tratamos: Para comunicarnos con el cliente, responder a sus solicitudes y, en algunos casos, enviar información sobre nuevos servicios.
  • Base legal: Cumplir el contrato, el interés legítimo en mantener la comunicación comercial, y podemos solicitar su consentimiento para enviar comunicaciones de marketing no esenciales para el contrato.
• Datos de navegación al utilizar nuestros sistemas:
  • Ejemplos: Dirección IP, tipo de navegador, funciones a las que se accede, interacciones y datos de cookies.
  • Por qué los tratamos: Para mejorar el uso y la experiencia en nuestros sistemas, recopilar estadísticas de uso, garantizar el funcionamiento correcto, ayudar al soporte técnico y cumplir exigencias legales, como el Marco Civil de Internet de Brasil.
  • Base legal (Ejemplos): El interés legítimo en mejorar nuestros servicios y el cumplimiento de exigencias legales sobre registros de acceso. Para las cookies no esenciales, cuando corresponda, solicitamos su consentimiento.
• Datos de pago:
  • Ejemplos: Información relacionada con la adquisición y el pago de nuestros servicios.
  • Por qué los tratamos: Emisión de documentos fiscales, procesamiento de reembolsos, realización de auditorías, prevención de fraudes y cumplimiento de obligaciones legales.
  • Base legal (Ejemplos): Necesario para ejecutar el contrato de servicios, cumplir obligaciones legales y proteger nuestro crédito.
• Datos personales almacenados por el cliente en el sistema:
  • Ejemplos: Datos de sus usuarios, empleados, proveedores y otros que introduce en nuestro Sistema.
  • Por qué Cavok los trata como encargada: Actuamos para operar el sistema, prestar soporte técnico, realizar el mantenimiento de la plataforma y garantizar la seguridad del entorno donde se tratan estos datos, siempre conforme al contrato con el cliente.
  • Base legal: La base legal principal del tratamiento de estos datos es su responsabilidad como responsable del tratamiento. Nuestra legitimidad para tratarlos deriva del contrato de prestación de servicios que tenemos con el cliente.

3. Lo que Cavok no hace con sus datos

Para que el cliente tenga plena confianza, dejamos claro lo que Cavok NO HACE con los datos personales que recopila y trata:

• No vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros con fines de marketing.
• No utilizamos sus Datos Personales para fines discriminatorios, ilícitos o abusivos.
• No enriquecemos las bases de datos de los Clientes con información que no sea estrictamente necesaria para prestar el servicio contratado.
• No accedemos al contenido de los datos que el cliente introduce en nuestros sistemas ni lo utilizamos para fines propios de Cavok distintos del mantenimiento, el soporte o la seguridad de la plataforma, y siempre de acuerdo con el contrato.

4. Cómo gestionamos su consentimiento

Cuando dependemos de su consentimiento para tratar datos personales, especialmente para marketing o cookies no esenciales, garantizamos un proceso claro y transparente:

• Obtención Clara: Recopilamos el consentimiento del cliente de forma libre, informada e inequívoca, por ejemplo, mediante casillas de verificación en formularios digitales o condiciones de consentimiento específicas, informando siempre de la finalidad.
• Registro Seguro: Mantenemos un registro seguro del consentimiento que puede auditarse.
• Revocación Sencilla: Puede revocar su consentimiento en cualquier momento, de forma sencilla y gratuita, a través de los canales de contacto indicados en esta Declaración. Al revocarlo, interrumpiremos el tratamiento de los datos para esa finalidad, salvo que exista otra base legal que nos permita continuar.

5. Cómo protegemos sus datos

En Cavok implementamos medidas robustas para proteger a nuestros clientes frente a accesos, alteraciones, divulgaciones o destrucciones no autorizados.

• Medidas de seguridad internas: Adoptamos controles avanzados, como cifrado, pruebas de penetración periódicas y medidas de seguridad en nuestros entornos lógicos. Nuestras prácticas se analizan continuamente para garantizar su eficacia.
• Infraestructura en la Nube Avanzada: Nuestra infraestructura de servidores está alojada íntegramente en un proveedor externo de infraestructura en la nube de reconocimiento mundial. Este proveedor cumple rigurosos requisitos técnicos y certificaciones internacionales de seguridad, como ISO 27001, SOC 2, HIPAA y PCI DSS, y es responsable de la seguridad física de sus centros de datos y de la gestión del acceso físico a las instalaciones. Su infraestructura ofrece redundancia, aislamiento lógico de recursos, cifrado en reposo y en tránsito y supervisión avanzada de amenazas, reforzando nuestra propia seguridad. Aunque no conocemos el contenido específico del cliente en nuestros entornos, aplicamos protecciones a nuestra capa de control y gestión.
• Control de Acceso Riguroso: El acceso a los Datos Personales bajo nuestra responsabilidad está estrictamente limitado a quienes realmente lo necesitan, con empleados y contratistas formalmente comprometidos con la confidencialidad.
• Uso de Medios Extraíbles (Memorias USB, Discos Duros Externos, etc.):
  • Minimizamos el uso de medios extraíbles para datos corporativos y, cuando es necesario, requiere aprobación y verificación antivirus.
  • No permitimos la conexión a dispositivos no confiables.
  • Los medios que contienen datos corporativos se desechan de forma segura, garantizando que la información no pueda recuperarse.
• Gestión de Riesgos: Identificamos y evaluamos sistemáticamente los riesgos para la privacidad y la seguridad. Para cada riesgo, definimos e implementamos acciones de mitigación, documentadas en nuestra hoja de cálculo de activos, riesgos y acciones, y supervisadas continuamente como parte de nuestra implantación de ISO 27001:2022.
• Sus Responsabilidades: Usted, el cliente, es responsable de obtener y mantener sus propios equipos, conexión a internet y servicios auxiliares para utilizar nuestros sistemas. También es el único y exclusivo responsable de definir y gestionar los accesos de sus propios usuarios dentro del Sistema y de proteger los datos sensibles gestionados en él. Una configuración inadecuada de los accesos por su parte puede comprometer la seguridad de la información bajo su responsabilidad.

6. Cómo almacenamos y eliminamos sus datos

Los datos personales de los entornos de los clientes pueden almacenarse en nuestros servidores o en los de terceros, en Brasil o en el extranjero, utilizando tecnologías de computación en la nube.

• Tiempo de almacenamiento: Almacenamos los Datos durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recopilaron o mientras exista un interés legítimo de Cavok. Podemos conservar datos durante períodos más largos para cumplir obligaciones legales, reglamentarias o fiscales, o para ejercer derechos en procedimientos judiciales, administrativos o arbitrales.
• Fin del tratamiento: El tratamiento de Datos Personales por Cavok finaliza cuando:
  • Los datos dejan de ser necesarios para las finalidades indicadas.
  • El cliente, como titular, solicita la eliminación y no existe otra base legal que justifique la conservación.
  • Existe una orden de la Autoridad Nacional de Protección de Datos de Brasil (ANPD) o de otra autoridad competente.
• Proceso de eliminación de datos y entornos (Purga): Cuando finaliza el tratamiento o termina el contrato de prestación de servicios con el cliente, realizamos un proceso seguro y definitivo de purga de la información y los entornos, siguiendo un procedimiento interno. Las etapas incluyen:
  • Última copia de seguridad: Realizamos y proporcionamos al cliente una última copia de seguridad para su propia conservación. Después de entregarla, esa copia se elimina de nuestro entorno lógico.
  • Purga del Entorno en la Nube: El entorno dedicado al cliente se elimina permanentemente mediante la consola de la nube. La gestión de la infraestructura física y la sanitización de discos son responsabilidad del proveedor de la nube.
  • Eliminación de Datos Residuales: Cualquier dato residual se elimina de forma segura.
  • Verificación y Registro: Confirmamos la eliminación y documentamos todo el proceso para auditoría.
  • Comunicación: Informamos formalmente al Cliente de que la purga ha finalizado.

7. Datos personales y empresas colaboradoras

Podemos compartir los datos personales de los clientes con terceros siempre que sea necesario y dentro de los límites del negocio, respetando la LGPD:

• Autoridades públicas: Para cumplir obligaciones legales, órdenes judiciales o proteger nuestros derechos y seguridad.
• Prestadores de servicios y colaboradores: Empresas que nos ayudan en la operación, como servicios en la nube o proveedores de pagos, vinculadas contractualmente a nuestras directrices de privacidad.
• Siempre que es posible, anonimizamos los datos personales para proteger la privacidad del cliente.

8. Qué hacer en caso de incidente de seguridad

Cavok está preparada para responder a incidentes de seguridad, previniendo y mitigando los impactos causados por la pérdida, alteración o acceso indebido a datos.

• Si el incidente afecta a datos que el cliente gestiona en nuestros sistemas, donde actuamos como encargados del tratamiento, nos comprometemos a ayudar al cliente proporcionando la información necesaria para la investigación y la mitigación. La responsabilidad principal de comunicar el incidente a las autoridades competentes (ANPD) y a los titulares de los datos corresponde al cliente.
• En todos los casos, las comunicaciones de Cavok serán realizadas por nuestro delegado de protección de datos (DPO), que es el punto de contacto oficial en estas ocasiones.

9. Cómo tratamos los datos de personas jurídicas

Además de los datos personales de personas físicas, Cavok trata datos relacionados con personas jurídicas, como datos de telemetría de uso de los sistemas y datos sobre las relaciones entre sus entidades, clientes y pedidos.

• Por qué los tratamos: Utilizamos estos datos para mejorar la calidad, el rendimiento y la seguridad de nuestros Sistemas, para análisis estadísticos, para desarrollar y ofrecer nuevos productos y servicios, para la evaluación crediticia y la prevención de fraudes.
• Su Elección: Puede optar por restringir el uso de estos datos transaccionales y relacionales por Cavok poniéndose en contacto con nosotros en dpo@cavok.in. Esta restricción no afecta al uso de otros tipos de datos esenciales para el servicio contratado o para fines estadísticos.

10. Cambios en esta declaración de privacidad de datos

Cavok puede modificar esta Declaración en cualquier momento debido a nuevas tecnologías, cambios en la legislación o ajustes de seguridad. Los cambios estarán siempre disponibles en nuestro enlace oficial: www.cavokaviacao.com/politica-de-privacidade/ y se comunicarán a los clientes mediante nuestros sistemas o sus datos de contacto.

11. Sus derechos como titular de sus datos personales

El cliente tiene derechos sobre sus datos personales y Cavok se compromete a atenderlos de forma clara y eficiente conforme a la LGPD. El cliente puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nuestro DPO:

• Confirmación y acceso: Saber si tratamos sus datos y acceder a ellos.
• Corrección: Solicitar la corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados, excepto los datos controlados por el propio cliente, que son de su exclusiva responsabilidad.
• Anonimización, bloqueo o eliminación: Solicitar que sus datos se anonimicen, bloqueen o eliminen si son innecesarios, excesivos o se tratan en desacuerdo con la LGPD, respetando las justificaciones legales de conservación.
• Portabilidad: Solicitar la transferencia de sus datos a otro proveedor de servicios mediante medios electrónicos viables y seguros.
• Información sobre el intercambio: Saber con qué entidades públicas o privadas compartimos sus datos.
• Información sobre el consentimiento: Recibir información sobre la posibilidad de no dar su consentimiento y las consecuencias de esa decisión.
• Revocación del consentimiento: Retirar en cualquier momento su consentimiento para el tratamiento, lo que puede afectar a la continuidad de algunos servicios.
• Oposición y eliminación: Oponerse al tratamiento de sus datos o solicitar su eliminación, cuando corresponda.

Cavok se compromete a atender todas las solicitudes en el menor tiempo posible y de acuerdo con los plazos de la ANPD.

Importante para los clientes que actúan como responsables del tratamiento: Si es un cliente que utiliza nuestros sistemas y los datos personales en cuestión pertenecen a sus propios empleados, clientes o proveedores, de los que es responsable del tratamiento, le corresponde atender directamente a esos titulares. En esos casos, los titulares deben ponerse en contacto directamente con usted, el cliente, para ejercer sus derechos.

12. Contacto

Para preguntas o dudas sobre esta declaración de privacidad, o para presentar solicitudes, reclamaciones, peticiones de información o ejercer los derechos de los titulares de datos personales conforme a los términos aquí previstos y a la LGPD, acceda al portal de privacidad de Cavok: https://www.cavokaviacao.com/politica-de-privacidade/

13. Aprobaciones

Elaboración:

• Jonas Edinardo de Sousa – Delegado de Protección de Datos (DPO).

Revisión

• Rodrigo Zapulla – Gerente de Tecnología de la Información

Aprobación

• Jonas Edinardo de Sousa – Director General

Control de cambios

Relación de cambios realizados en este documento.