Como integrar os setores técnico, comercial e financeiro de uma oficina aeronáutica

A gestão de uma oficina de manutenção aeronáutica envolve diversos departamentos que precisam trabalhar de maneira coordenada. Comercial, planejamento, manutenção, inspeção, estoque, suprimentos, ferramentaria, controle técnico e financeiro compartilham informações fundamentais para garantir a eficiência dos serviços e o atendimento aos clientes.

Quando esses setores trabalham com sistemas independentes, planilhas e processos manuais, surgem dificuldades de comunicação, retrabalhos, atrasos na aprovação de serviços, falhas no controle de materiais e problemas no faturamento.

O Sistema Cavok integra esses processos em uma única plataforma de gestão aeronáutica, permitindo acompanhar cada etapa, desde o primeiro contato comercial até o recebimento dos valores faturados.

1. Gestão comercial: Propostas, Orçamentos e Aprovações online

O processo comercial permite a elaboração de propostas para serviços de manutenção, venda de peças e componentes.

O Sistema Cavok permite elaborar orçamentos detalhados, calculando a quantidade prevista de homens-hora, os materiais necessários e os valores correspondentes a cada atividade.

As propostas podem ser emitidas em diferentes idiomas, em diferentes moedas, e enviadas diretamente pelo sistema, permitindo que os clientes analisem e aprovem os orçamentos online.

Durante a elaboração da proposta, o comercial também pode consultar:

• Disponibilidade de produtos, insumos e componentes em estoque.
• Cotações de valores e o processos de aquisição de materiais.
• Quantidade de mão de obra, produtos e ferramentas previstas para cada atividade.
• Agendamentos, previsão de entrada e saída das aeronaves da oficina.
• Serviços, materiais e serviços de terceiros incluídos nos orçamentos.
• Pendências financeiras e aprovações dos clientes.

2. Aprovação comercial e geração das Ordens de Serviço

Após a aprovação da proposta pelo cliente, o departamento comercial pode gerar diretamente a Ordem de Serviço (OS), transferindo para a oficina os serviços e materiais aprovados pelo cliente.

Os serviços aprovados passam a integrar a Ordem de Serviço (OS), evitando a necessidade de recadastrar informações e reduzindo falhas de comunicação entre o comercial e a manutenção.

Para operações de venda de peças e componentes, o sistema permite gerar pedidos de venda, dar continuidade ao faturamento, emitir documentos fiscais e controlar a requisição e entrega dos materiais.

3. Planejamento da manutenção: equipes, materiais e ferramentas

Com a Ordem de Serviço disponível para a oficina, o setor responsável pode realizar o planejamento da execução das atividades. Cada Ordem de Serviço gerada já apresenta as atividades aprovadas, os materiais previstos e as ferramentas necessárias para sua execução.

Para o planejamento de execução de serviço o sistema oferece:

1. Painel de agendamentos e atividades em execução.
2. Painel de slots (espaço no hangar) e disponibilidade física.
3. Painel para definição e alocação de equipes de trabalho.
4. Checklist de recebimento de aeronave e Checklist de inspeção inicial.
5. Checklist de início dos serviços. Liberação do início dos serviços
6. Lista de materiais, componentes e ferramentas.

O planejamento de manutenção facilita a organização da manutenção e permite antecipar necessidades de recursos, evitando atrasos decorrentes da falta de materiais, ferramentas ou disponibilidade operacional.

4. Execução digital dos serviços e integração com estoque, suprimentos e ferramentaria

Durante a execução da manutenção, mecânicos e auxiliares registram diretamente no Sistema Cavok as atividades realizadas.

A plataforma disponibiliza um ambiente exclusivo para utilização em dispositivos móveis, permitindo que os profissionais acessem e atualizem as informações dos serviços por computadores, tablets ou smartphones.

Entre os recursos disponíveis estão:

• Registro das atividades executadas e apontamento de horas trabalhadas.
• Preenchimento eletrônico das fichas de inspeção com assinatura digital (SDRMe)
• Requisição, utilização e devolução de materiais e ferramentas.
• Registro de instalação e remoção de componentes, integrado ao programa de manutenção.
• Apontamento de discrepâncias identificadas durante a manutenção, com solicitação comercial.
• Acompanhamento e assinatura dos serviços pelos inspetores.

As requisições de materiais e ferramentas integram a oficina aos departamentos de estoque, suprimentos e ferramentaria, proporcionando maior controle sobre os recursos utilizados.

Discrepâncias identificadas? O comercial recebe a informação diretamente no sistema.

Durante a manutenção, é comum identificar serviços adicionais ou a necessidade de peças que não estavam previstas no orçamento inicial.

Com o Sistema Cavok, os mecânicos podem registrar essas discrepâncias diretamente na Ordem de Serviço, disponibilizando as informações ao departamento comercial.

O comercial pode atualizar a proposta, incluir os novos serviços e materiais e encaminhar o orçamento complementar para aprovação do cliente. Após a aprovação, as atividades e os materiais adicionais são incorporados à Ordem de Serviço existente, sem recadastramentos desnecessários.

5. Inspeções finais, aeronavegabilidade e atualização do controle técnico

Com a conclusão dos serviços, o Sistema Cavok permite executar os procedimentos de encerramento da manutenção diretamente na plataforma.

Conforme as responsabilidades e autorizações aplicáveis, o sistema permite aos inspetores:

• Avaliar os serviços realizados.
• Assinar os serviços realizados.
• Preencher formulários e inspeções finais.
• Executar o checklist de encerramento.
• Registrar as informações relacionadas à aeronavegabilidade.
• Aprovar ou reprovar o retorno do equipamento ao serviço.

O sistema também permite gerar etiquetas e finalizar a Ordem de Serviço.

Integração com o Controle Técnico de Manutenção (CTM)

Uma das principais vantagens do Sistema Cavok é a integração entre a execução da manutenção e o Controle Técnico de Manutenção da aeronave.

Ao finalizar a Ordem de Serviço, as informações registradas alimentam o histórico técnico e o programa de manutenção, incluindo:

• Serviços e inspeções executados.
• Histórico de manutenção da aeronave.
• Componentes instalados e removidos.
• Diretrizes de Aeronavegabilidade aplicadas.
• Boletins de Serviço executados. Fichas de cumprimento de diretrizes
• Registros técnicos relacionados às atividades concluídas.

6. Faturamento integrado: da Ordem de Serviço à emissão de notas fiscais

O Sistema Cavok conecta as informações comerciais e operacionais ao processo de faturamento da oficina.

O faturamento pode ocorrer durante a execução da manutenção ou após a conclusão dos serviços, incluindo a possibilidade de faturamentos parciais e propostas comerciais paralelas vinculadas à mesma Ordem de Serviço.

A plataforma permite gerar um resumo comercial contendo os serviços executados, materiais aplicados, Diretrizes de Aeronavegabilidade e Boletins de Serviço realizados.

Com apenas um clique, o sistema permite gerar a fatura dos serviços prestados e o pedido de venda dos materiais aprovados pelo cliente.

A partir desses documentos, é possível realizar diretamente no sistema:

• Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica de produtos (NF-e).
• Integração com os serviços fiscais correspondentes, incluindo SEFAZ para NF-e.
• Envio dos documentos fiscais ao cliente.
• Geração dos respectivos títulos de contas a receber.

7. Gestão financeira: controle completo dos valores faturados e recebidos

Após o faturamento, as informações são integradas ao departamento financeiro, permitindo acompanhar os valores a receber e os pagamentos realizados pelos clientes.

O Sistema Cavok oferece recursos para gestão de contas a receber, baixas financeiras, conciliação bancária e acompanhamento dos resultados da operação.

A plataforma também disponibiliza relatórios gerenciais para monitorar:

• Serviços propostos e aprovados.
• Serviços em execução e concluídos.
• Ordens de Serviço finalizadas.
• Serviços e materiais faturados.
• Valores pendentes de faturamento.
• Contas a receber e valores recebidos.

8. Por que integrar todos os departamentos de uma oficina aeronáutica?

Uma oficina aeronáutica eficiente depende não apenas da qualidade técnica da manutenção, mas também da organização de seus processos administrativos e operacionais.

Sistema Cavok: gestão completa para oficinas de manutenção aeronáutica

O Sistema Cavok é um ERP especializado em gestão aeronáutica, desenvolvido para integrar os processos técnicos, comerciais, administrativos e financeiros de organizações de manutenção de aeronaves.

Em uma única plataforma, a oficina pode administrar propostas comerciais, Ordens de Serviço, planejamento da manutenção, execução digital das atividades, estoque, suprimentos, ferramentaria, controle técnico, faturamento e gestão financeira.

Tudo isso com informações compartilhadas entre os departamentos, reduzindo retrabalhos e proporcionando maior eficiência e transparência em cada etapa da operação.

Da proposta comercial à manutenção executada. Da inspeção final ao faturamento. Do faturamento ao recebimento. Tudo integrado no Sistema Cavok.

Perguntas frequentes sobre gestão de oficinas aeronáuticas